Mission générale
Sous l’autorité du chef du service relations avec les administrations, il coordonne et met en œuvre la politique de collecte pour les services du Conseil départemental. Il accompagne les producteurs dans la gestion de leurs archives et instruit les demandes de versement/éliminations d’archives. Il est chef de projet « archivage intermédiaire » pour les services du Département.
Détail du poste
Activités principales du poste :
- Piloter et coordonner l'activité du bureau
- Conseiller les services administratifs pour leur archivage
- Instruire les procédures de versement et d’élimination d’archives publiques
- Participer aux projets d’informatisation, de numérisation et d’archivage électronique
- Participer à la valorisation des archives contemporaines
- Concevoir et mettre en œuvre une politique d’archivage intermédiaire pour les services départementaux
Piloter et coordonner l'activité du bureau
- Manager, encadrer et évaluer une équipe
- Organiser et piloter des réunions
- Rendre compte des activités du bureau
Accompagner et conseiller les services administratifs en matière d’archivage
- Comprendre l’organisation administrative sur le territoire
- Sensibiliser les responsables de services à l’importance de l’archivage
- Former les agents
- Réaliser des tableaux de gestion / chartes d’archivage
- Coordonner les actions d’archivage sur le terrain
Instruire les procédures de versement et d’élimination d’archives publiques
- Rédiger un tableau de gestion à partir des textes réglementaires et de la situation locale
- Contrôler les bordereaux d’élimination et de versement proposés par les services
- Suivre le bon déroulement des versements aux Archives départementales
Participer aux projets d’informatisation et d’archivage électronique
- Prendre part aux groupes projets
- Rédiger des notices producteurs, des profils SEDA…
- Préparer des versements d’archives numériques
Contribuer à la valorisation des archives contemporaines
- Effectuer des recherches dans les archives contemporaines dans le cadre de demandes individuelles ou de projets de la direction
- Proposer et mettre en œuvre des actions de valorisation des archives contemporaines
- Rédiger des notices et des articles exploitant les archives
- Renseigner les usagers lors de permanences en salle de lecture
Concevoir et piloter l’archivage intermédiaire du Département
- Auditer les services départementaux, notamment les plus gros producteurs, et de s’interroger sur l’opportunité et la faisabilité des solutions proposées
- Proposer des procédures d’entrée, de traitement, de communication interne et externe et de sortie (élimination, tri, versement) qui soient efficaces, innovantes, et garantissent la sécurité des archives publiques très tôt dans leur cycle de vie
- Mettre en œuvre des solutions logistiques pour le stockage et la bonne conservation des documents
Profil, expérience, formation
- Être fonctionnaire titulaire de l’un des grades référencés, ou agent contractuel disposant d’une formation supérieure en archivistique (licence ou master), en plus d’une première expérience en matière de collecte d’archives ;
- Disposer d’une bonne connaissance des institutions contemporaines et de leur fonctionnement ;
- Faire preuve d’une aisance rédactionnelle avérée ;
- Présenter une grande disponibilité, compte tenu des missions et des contraintes du poste ;
- Être en capacité d’assurer des déplacements fréquents sur le territoire (permis de conduire obligatoire) ;
- Accepter des conditions d’intervention pouvant être contraignantes, notamment sur des archives dégradées (présence de moisissures, locaux insalubres)